Politique de confidentialité
L'AEIC — Association Étudiante Informatique de Calais (ci-après « l'Association ») accorde la plus grande importance à la protection des données personnelles. La présente politique, établie conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement (UE) 2016/679) et à la loi « Informatique et Libertés » modifiée, décrit comment sont collectées et traitées les données des utilisateurs du site https://asso.aremond.ovh/ (ci-après « le Site »).
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
- AEIC — Association Étudiante Informatique de Calais
- Siège : [ADRESSE DU SIÈGE]
- Contact : calais.aeic@gmail.com
- Contact « Protection des données » (DPO de fait) : calais.aeic@gmail.com
2. Données collectées, finalités et bases légales
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Prénom, nom | Identification du membre | Exécution du contrat d'adhésion | Durée d'adhésion + 1 an |
| Adresse e-mail | Communication, connexion, notifications | Exécution du contrat / intérêt légitime | Tant que le compte est actif |
| Mot de passe (haché) | Authentification sécurisée | Sécurité | Tant que le compte est actif |
| Avatar / photo | Profil | Consentement | Jusqu'à suppression par l'utilisateur |
| Inscriptions aux événements + choix (menus…) | Organisation des événements | Exécution du contrat | 1 an après l'événement |
| Commandes cafétéria | Gestion des commandes | Obligation légale (comptabilité) | 10 ans (obligation comptable) |
| Adresse IP, journaux de connexion | Sécurité, prévention des abus | Intérêt légitime (sécurité) | 6 à 12 mois |
| Données de paiement (SumUp) | Traçabilité des paiements | Exécution du contrat | 10 ans (comptabilité) |
Important : l'AEIC ne stocke jamais de données bancaires. Les paiements sont intégralement traités par le prestataire SumUp, qui est seul responsable de ces données.
3. Destinataires des données
Les données sont destinées aux membres du bureau de l'AEIC habilités (président, trésorier) et, le cas échéant, aux prestataires techniques suivants agissant pour le compte de l'Association :
- OVH SAS (hébergement du Site et de la base de données), situé à Roubaix (France) ;
- SumUp (paiements en ligne) ;
- le cas échéant, un prestataire d'envoi d'e-mails (ex. Brevo).
Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers à des fins commerciales.
4. Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont principalement hébergées sur le territoire de l'Union européenne (France). Le cas échéant, un transfert hors UE ne serait effectué qu'auprès d'un prestataire offrant des garanties appropriées (clauses contractuelles types, décision d'adéquation), conformément au RGPD.
5. Sécurité
L'Association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données : connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe hachés (bcrypt), requêtes préparées (protection contre les injections SQL), limitation de l'accès aux données aux seules personnes habilitées, journalisation des actions sensibles et sauvegardes régulières.
6. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données ;
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ;
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations comptables) ;
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré ;
- Droit d'opposition : vous opposer à un traitement ;
- Droit à la limitation : demander une suspension temporaire du traitement ;
- Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Vous pouvez exercer ces droits :
- depuis votre espace membre (export de vos données, suppression de votre compte) ;
- par e-mail à calais.aeic@gmail.com.
L'Association s'engage à répondre dans un délai d'un mois (délai légal), éventuellement prolongé de deux mois pour les demandes complexes. Une pièce d'identité pourra vous être demandée afin de vérifier votre identité.
7. Cookies
Le Site utilise un cookie de session strictement nécessaire à son fonctionnement (maintien de la connexion de l'utilisateur). Ce cookie est exempté de consentement au titre de l'article 82 de la loi « Informatique et Libertés ». Il est supprimé à la fermeture du navigateur ou à la déconnexion.
| Cookie | Finalité | Durée | Consentement |
|---|---|---|---|
| PHPSESSID | Session de connexion | Session | Non requis (strictement nécessaire) |
Le Site ne dépose aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience ou de pistage tiers. Le cas échéant, un bandeau de consentement serait préalablement affiché.
8. Durées de conservation
Les durées de conservation sont indiquées dans le tableau de la section 2. Les données comptables sont conservées 10 ans conformément aux obligations comptables et fiscales (Code de commerce, art. L.123-22 ; Livre des procédures fiscales, art. L.102 B).
9. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle :
- CNIL — Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
- 3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris CEDEX 07
- Site : www.cnil.fr
10. Modification de la politique
L'AEIC se réserve le droit de modifier la présente politique. Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance, le cas échéant par e-mail ou par un avis sur le Site.
11. Contact
Pour toute question relative à la protection des données : calais.aeic@gmail.com.